Saltar al contenido principal

Cómo mejorar la organización en tu negocio o área de responsabilidad

Organizarse no es tarea fácil. Pero tener una buena organización es la única posibilidad de dar consistencia a nuestro tiempo y a nuestro negocio o área de responsabilidad, llevándolo a un nivel superior. Sin una buena organización el tiempo se nos escapa entre los dedos, siendo imposible sacar provecho de nuestros recursos, tanto propios como del equipo. Hoy hablamos de tener un sistema de gestión y procesos que garanticen el óptimo funcionamiento de nuestro negocio o área de responsabilidad.

Organización de tu trabajo y de tu archivo

Como te decía en mi artículo “Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo”, seguir siempre la regla de una sola cosa a la vez aunque recogiendo la documentación del trabajo anterior despejando el área de trabajo para la nueva tarea; tener en cuenta que la eficiencia está basada en la flexibilidad con la que cambias de tema; y dedicar cada día 10 minutos al final de la jornada a planificar las tareas del día siguiente según importancia y urgencia, os ayudará a ti y a tu equipo en la organización del negocio.
Por otra parte, como te decía en mi artículo “Organización del trabajo y eficiencia mediante tu agenda”, llevar una agenda mejora nuestra eficiencia en la organización del trabajo y en nuestra gestión del tiempo. Nos libera de la preocupación de tratar de recordar qué tenemos que hacer en las próximas horas, pudiendo poner el foco en lo realmente importante en cada momento. Es imprescindible eso sí chequear la agenda con frecuencia para que el sistema funcione.

Sistema y Procesos

Los procesos funcionan dentro de un sistema. El sistema es la estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión determinada. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento general que tiene como finalidad servir de herramienta de gestión para asegurar los procesos. Identifica qué sistema o sistemas existen o deberían existir en tu negocio o área.

También necesitamos identificar paso a paso los procesos que llevamos a cabo, de tal manera que no necesitemos esforzarnos en recordar qué tenemos que hacer para tareas que se repiten dentro del negocio o el área, asegurando también que otra persona pueda realizar dichos procesos si quien suele realizarlos no puede por alguna razón. Es imprescindible que tu negocio o área de responsabilidad no se paralice por la enfermedad de un miembro de tu equipo, y que tú puedas irte de vacaciones sabiendo que tu personal sabrá qué hacer con sólo mirar en una carpeta. Prepara con tu equipo ‘Check Lists’ o listas de chequeo, que garanticen el buen funcionamiento de los procesos de tu negocio o área de responsabilidad.

La organización es fundamental para el éxito de cualquier tipo de proyecto o negocio. Utiliza todos los medios a tu alcance empezando por la agenda y el orden, enfócate en una sola cosa a la vez, y más en profundidad revisa tu sistema o sistemas de gestión y establece cuales son los procesos habituales para después de mejorarlos, documentarlos.

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización” Jean Pierre Sergent

Marta Morón es Coach y Mentora de mujeres Directivas, Managers, Emprendedoras, Freelancers y con responsabilidades profesionales. Vive en Madrid, aunque trabaja con mujeres de todo el mundo online, a través de Skype.  Actualmente, además de tener su consultoría “MujerLider – Coaching para Mujeres con Responsabilidades Profesionales” y su portal http://www.mujerlider.es, también es profesora de Desarrollo Personal y Profesional, Miembro Honorífico de Worldwide Branding Who is Who, y colabora con diferentes ONGs. Con su formación y conocimiento laboral, ha ayudado a numerosas mujeres a orientar su vida hacia los retos personales y profesionales que desean conseguir.

Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo

La empresa actual nos demanda que seamos “multitarea”, sin embargo esto acaba convirtiéndose en una interminable cadena de interrupciones que nos lleva a una gran pérdida de tiempo con el consiguiente estrés y pérdida de eficiencia. Podremos mejorar esto con mayor eficiencia en la organización del trabajo, organizando la documentación mediante carpetas.

¿Sabías que menos del 2% de la población es capaz de hacer varias tareas a la vez? Si perteneces a ese grupo ¡felicidades! Si por el contrario perteneces al numeroso grupo del 98% que no lo es, aquí van algunas ideas para ser más eficiente.

Sigue siempre la regla de “una sola cosa a la vez”

Claro que las prioridades pueden cambiar en cualquier momento, ahí es donde entra tu flexibilidad, esa “sola cosa” tiene que cambiar. Recoge la documentación que tenías sobre la mesa, métela en una subcarpeta, las hay de diferentes colores para distinguirlas, rotúlala con un post-it y déjala en una esquina de tu mesa.

Saca la documentación de la nueva tarea que ahora es más urgente y ponte con ella “a piñón”. Claro que si estás trabajando con documentos de Windows o Mac, harás lo mismo: crear una carpeta para el tema con el que estabas, archivar en ella los documentos, apuntar en el bloc de notas o documento de Word las páginas Web con las que estabas trabajando y salvarlo dentro de la carpeta, y crear nuevas para las siguientes tareas. Esto te ayudará en tu organización del trabajo.

La eficiencia está basada en la flexibilidad con la que cambias de tema

Y no en que tengas 7 temas sobre la mesa con el consiguiente revoltijo de documentación. Claro que tendrás que ir combinando los temas para que ninguno se quede sin empezar, pero la eficiencia real está en saber priorizar.

Para priorizar con eficiencia, hay tres cosas que debes tener en cuenta:
1. Qué tareas son más importantes
2. Qué tareas son más urgentes
3. Qué tareas hay con más probabilidades de que te pidan que reportes, ya sea el cliente o tu propia empresa

Organiza el trabajo a diario dedicando 10 minutos al finalizar tu jornada

Así podrás dejar bien archivadas las tareas en carpetas, y decidido por donde empezar al día siguiente. Dedica otros 5 minutos al comenzar la nueva jornada para tener también en cuenta las nuevas tareas que surjan a primera hora.

Ganarás MUCHO tiempo cada día al no desperdiciarlo en tratar de “encontrarte” entre tu maraña de papeles, pestañas abiertas de páginas Web y prioridades confusas por no usar carpetas.

Te recomiendo seguir estos consejos sobre tu documentación; son los que yo aplico para eliminar el desorden físico y mental, y para conseguir mayor eficiencia en la organización del trabajo, con los que he conseguido tener mejores resultados. Y no olvides utilizar carpetas y subcarpetas para organizar bien tus tareas.

“El éxito es un estado de la mente. Si quieres éxito, comienza pensando en ti mismo como alguien exitoso.” Joyce Brothers

___________________________________________________________

Sobre la autora:

Marta Morón es Coach y Mentora de mujeres Directivas, Managers, Emprendedoras, Freelancers y con responsabilidades profesionales. Hace más de diez años decidió dar un giro a su carrera de empresariales, basada en experiencias de Manager y Financial Controller en multinacionales como McKinsey y Linklaters, para ayudar a otras mujeres a organizar su Plan de Carrera o Emprender, y a transformar sus vidas.

Desde entonces, Marta ha ampliado su formación estudiando Coaching con PNL en el Instituto de Potencial Humano, acreditado por la ICF-International Coaching Federation, así como en otros centros pioneros del coaching y el desarrollo personal. También es dos veces emprendedora. Actualmente, además de tener su consultoría “MujerLider – Coaching para Mujeres con Responsabilidades Profesionales” y su portal http://www.mujerlider.es, también es profesora de Desarrollo Personal y Profesional, Miembro Honorífico de Worldwide Branding Who is Who, y colabora con diferentes ONGs. Con su formación y conocimiento laboral, ha ayudado a numerosas mujeres a orientar su vida hacia los retos personales y profesionales que desean conseguir.

Suscríbete a su Boletín. Es tuyo GRATIS si te inscribes en www.martamoron.com. Sin spam y privacidad garantizada. Además, sólo por suscribirte tendrás de REGALO acceso al vídeo “Autoestima para tu Liderazgo”, y a solicitar tu “Sesión Estratégica Gratuita”, que te ayudará a conocer donde te encuentras profesionalmente, y cómo avanzar hacia donde tú quieres llegar. Todos los meses Marta regala sesiones entre sus suscriptoras(es).

Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo

La empresa actual nos demanda que seamos “multitarea”, sin embargo esto acaba convirtiéndose en una interminable cadena de interrupciones que nos lleva a una gran pérdida de tiempo con el consiguiente estrés. Podremos mejorar esto con mayor eficiencia en la organización del trabajo, organizando la documentación mediante carpetas.

¿Sabías que menos del 2% de la población es capaz de hacer varias tareas a la vez? Si perteneces a ese grupo ¡felicidades! Si por el contrario perteneces al numeroso grupo del 98% que no lo es, aquí van algunas ideas para ser más eficiente.

Sigue siempre la regla de “una sola cosa a la vez”

Claro que las prioridades pueden cambiar en cualquier momento, ahí es donde entra tu flexibilidad, esa “sola cosa” tiene que cambiar. Recoge la documentación que tenías sobre la mesa, métela en una subcarpeta, las hay de diferentes colores para distinguirlas, rotúlala con un post-it y déjala en una esquina de tu mesa.

Saca la documentación de la nueva tarea que ahora es más urgente y ponte con ella “a piñón”. Claro que si estás trabajando con documentos de Windows o Mac, harás lo mismo: crear una carpeta para el tema con el que estabas, archivar en ella los documentos, apuntar en el bloc de notas o documento de Word las páginas Web con las que estabas trabajando y salvarlo dentro de la carpeta, y crear una nueva para la siguiente tarea. Esto te ayudará en tu organización del trabajo.

La eficiencia está basada en la flexibilidad con la que cambias de tema

Y no en que tengas 7 temas sobre la mesa con el consiguiente revoltijo de documentación. Claro que tendrás que ir combinando los temas para que ninguno se quede sin empezar, pero la eficiencia real está en saber priorizar.

Para priorizar con eficiencia, hay tres cosas que debes tener en cuenta:

  1. Qué tareas son más importantes
  2. Qué tareas son más urgentes
  3. Qué tareas hay con más probabilidades de que te pidan que reportes, ya sea el cliente o tu propia empresa

Organiza el trabajo a diario dedicando 10 minutos al finalizar tu jornada

Así podrás dejar bien archivadas las tareas en carpetas, y decidido por donde empezar al día siguiente. Dedica otros 5 minutos al comenzar la nueva jornada para tener también en cuenta las nuevas tareas que surjan a primera hora.

Ganarás MUCHO tiempo cada día al no desperdiciarlo en tratar de “encontrarte” entre tu maraña de papeles, pestañas abiertas de páginas Web y prioridades confusas por no usar carpetas.

Te recomiendo seguir estos consejos sobre tu documentación; son los que yo aplico para eliminar el desorden físico y mental, y para conseguir mayor eficiencia en la organización del trabajo, con los que he conseguido tener mejores resultados. Y no olvides utilizar carpetas y subcarpetas para organizar bien tus tareas.

“El éxito es un estado de la mente. Si quieres éxito, comienza pensando en ti mism@ como alguien exitos@.” JOYCE BROTHERS

  MartaMorón▪MujerLider▪ www.mujerlider.es
_________________________________________________________

 Puedes publicar mis artículos completos, poniendo acceso directo a mi web www.mujerlider.es y la siguiente nota:

Sobre la autora:

“Marta Morón, directora de “MujerLider” y www.mujerlider.es, te ayuda a través del Coaching para que te conviertas en una Mujer (u hombre) Líder de tu vida. Si quieres redefinir tu plan de carrera; fortalecer tu liderazgo y tu gestión de personal; incrementar tu productividad y tus resultados; mejorar tu gestión del tiempo y tu conciliación; buscar salidas a tu situación de tránsito profesional; reforzar tu toma de decisiones; y mejorar tu comunicación; VISITAAHORA www.martamoron.com para recibir más tips GRATIS.”

Cómo dar a luz la visión de su negocio

Lo primero que se debe adquirir al comenzar con un negocio en Internet es una visión.

Más allá de una mera visión para el negocio, debe haber una visión más amplia que abarca todas las áreas de nuestra vida. La visión para el negocio llegaría a ser como una “sub-visión” que esta perfectamente alineada con los sueños que queremos alcanzar en nuestras vidas.

Según Stephen Covey, autor del Bestseller “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva,” comenzar con un fin en mente hace posible que nuestra vida tenga razón de ser.

La creación de una visión de lo que queremos lograr permite que nuestras acciones estén dirigidas a lo que verdaderamente es significativo en nuestras vidas. Después de todo, para un velero sin puerto cualquier viento es bueno.

Es importante tener sueños y visiones para nuestras vidas. Dios nos creó de tal manera que necesitamos tener metas–algo que deseamos alcanzar. Sin nuestra visión, no podemos crecer más allá de lo que somos hoy día.

Dios tiene una visión para cada una de nuestras vidas y es Su voluntad que se cumpla lo que ha puesto en nuestro corazón.

La visión comienza como una semilla que es plantada en nuestro corazón. En ese momento quedamos “embarazados” con un sueño nuevo. Se puede comparar con el embarazo natural de una mujer.

El proceso de la adquisición de una visión hasta el llegar a ver su realización es muy parecido al de una mujer que da a luz:

1. Concepción:

Durante esta etapa nace una gran idea, pero no existe evidencia visual de ella. Hay alegría, hay entusiasmo por lo que viene, pero no se ve. Es el momento en el cual hay que aprender a creer que la visión no es solo una posibilidad, sino algo que es factible de lograr.

Una mujer no dice que posiblemente tendrá un bebé. Dice que VA a tener un bebé, a pesar de que no hay una señal externa de que esté embarazada. Ella esta anticipando poder tener a esa criatura en sus brazos y esta expectante del día en que llegue el momento preciso para poder hacerlo.

De la misma manera, una visión para un negocio debe ser planteada como una realidad que se va a manifestar en el futuro. Debe ser el “puerto” hacia el cual se navega con enfoque y determinación durante toda la gestión empresarial.

2. Embarazo:

Una vez concebida una visión, hay que planificar y preparar para que todo esté en su lugar cuando llegue el momento de la manifestación, o el alumbramiento, del sueño. Durante éste período, al igual que una mujer embarazada, pasamos por diferentes etapas y comenzamos a experimentar sentimientos y sensaciones que jamás hemos tenido. Puede que nos invada el temor, o el cansancio. Muchas veces suceden cosas que están fuera de nuestro control y no comprendemos lo que esta sucediendo.

En estos momentos solo hay que seguir adelante, sin vacilar, aplicando paso a paso las estrategias de desarrollo que se planificaron de antemano. Aunque no podemos verlo del todo, podemos tener la plena certeza de que la visión esta tomando forma.

3. Nacimientos prematuros y abortos:

Todo negocio tiene su proceso de maduración, desde sus inicios hasta que por fin llegar al punto de ser rentable y de producir los resultados esperados.

Debido al cansancio, el agobio y la falta de perseverancia, muchas personas abortan su proyecto. Se rinden ante las dificultades, y de pronto, se dan por vencidos y deciden no seguir persiguiendo la visión.

También existen los nacimientos prematuros. Por falta de paciencia, no se espera el momento de maduración óptimo y se presenta un resultado mediocre y mucho menos efectivo.

4. Trabajo de parto y alumbramiento:

Finalmente, ¡es hora de dar a luz! ¡Llegó el momento tan esperado!

Sin embargo, no siempre todo es color de rosas en los momentos antes de la manifestación de nuestra visión. Muchas veces también es el momento más difícil. Hay que hacer grandes esfuerzos inesperados y debemos recurrir a la ayuda de otros para que la visión se manifieste en todo su potencial.

En estos momentos muchas veces buscamos el alivio, pero el alumbramiento inminente nos obliga a seguir empujando hacia adelante, hasta que la visión se manifieste en todo su esplendor y el negocio esté dando abundantes frutos.

Si desea aprender cómo armar su propio negocio en el Internet, junto con toda su familia, ¡nosotros le queremos ayudar! Visite http://www.EducacionParaElExito.com para recibir su ebook gratuito y lo tomaremos de la mano para ayudarle a establecer una fuente de ingreso con videos instructivos, guías de apoyo, un foro en el cual podrá hacernos cualquier pregunta que desea y un sinnúmero de recursos adicionales.

Por Bettina Langerfeldt

educacionparaelexito@gmail.com