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Cómo dejar de controlar los detalles y hacer seguimiento a tu equipo

Hoy te traigo un estupendo artículo de Elizabeth Saunders  publicado en la Harward Business Review (www.harvardbusinessreview.com) sobre querer controlarlo todo en el trabajo titulado ‘How Office Control Freaks Can Learn to Let Go’, en el que Elizabeth nos habla de cómo dejar de controlar los detalles cuando tienes nuevas responsabilidades, aprendiendo a delegar y distribuir tareas, y a crear sistemas de seguimiento a tu equipo. Como en otras ocasiones, ruego disculpes los posibles errores en la traducción.

Muchos profesionales altamente cualificados sufren una batalla interna que hace estragos cuando ascienden desde puestos en los que prosperaron como contribuyentes individuales, a puestos que les obligan a que el trabajo realizado dependa de otros. Por un lado, se enorgullecen de saber más que nadie sobre su área y tienen mucha confianza en sus capacidades para hacer un trabajo excepcional. Por otro, el alcance de sus nuevas responsabilidades hace que ya no sea posible mantenerse al tanto de todos los detalles – y lo hace incluso lo hace preferible -.

Si estás tomando a tu cargo un creciente número de proyectos o de personas, la única manera de recuperar la sensación de control es, paradójicamente, dejar de lado el control: deja que otras personas te ayuden. Esto requiere que te enfrentes a temores como: «Tal vez no se hará de la manera que yo lo hubiera hecho». O «Tal vez voy a tener que aplazar la respuesta a otra persona en lugar de conocer inmediatamente la respuesta por mí mismo». También es necesario redefinir el control, pasar de «tener cada detalle en tu cabeza» a «tener el nivel correcto de perspectiva general para tomar decisiones con suficiente información y los sistemas adecuados en su sitio, para saber cuándo es momento de hablar con alguien o cuando necesitas realizar la siguiente acción.” Y es necesario redefinir tus competencias para «ayudar a los demás a hacer un buen trabajo,» en vez de «trabajar bien tú solita/o».

He aquí cuatro pasos para poner este cambio de mentalidad en acción, para lograr un mayor sentido de paz y control, y la autonomía de los que te rodean:

1. Evaluar cuidadosamente lo que sólo tú puedes hacer
Si sigues teniendo responsabilidades añadidas a tu cargo – como más personas para gestionar o más proyectos para supervisar – te llegará la sobrecarga, a menos que estuvieras trabajando previamente por debajo de tu capacidad.
Para contrarrestar estas inversiones de tiempo añadido, tendrás que examinar cuidadosamente lo que sólo tú puedes hacer haciéndote estas preguntas:
• ¿Podría alguien completar esta labor a un nivel aceptable?
• ¿Podría alguien hacer parte de este proyecto?
• ¿Podría alguien hacer el proyecto inicial, por lo que yo sólo tendría que revisar y «ajustar»?
• ¿Este trabajo me impide hacer mis actividades de mayor valor?

2. Diferir pronto y con frecuencia

Diferir es diferente a delegar. Delegar es dar el trabajo a alguien, quedando fuera de tu responsabilidad personal; diferir incorpora delegar, y también implica pasar las actividades a la persona o personas apropiadas, antes de que la tarea llegue a tu lista de tareas pendientes. Para ello es necesario desviar las tareas aleatorias que realmente deben ir a parar a otra persona – incluso cuando te dicen ¿podrías ayudarme? Por ejemplo, si alguien te hace una pregunta de IT cuando hay un departamento IT a tiempo completo, dirígeles amablemente al departamento de informática. O si alguien te pregunta acerca de un proyecto del que ya no formas parte, dirígele a alguien que esté actualmente en el equipo. O si estás invitada/o a asistir a una reunión en la puedes ofrecer una idea, pero otros asistentes podrían probablemente ofrecer algo similar, considera no ir.
No te ofrezcas voluntaria para actividades adicionales si ya no puedes lograr hacer las cosas de tu propia lista de tareas. Si estás acostumbrada/o a hacerlo todo tú misma/o y sientes orgullo de ser capaz de resolverlo todo, esto te hará sentir incómoda/o. Incluso podrías sentir que no estás trabajando en equipo. Pero al final, diferir las tareas que otros pueden hacer es una muestra de respeto hacia la competencia de los demás, y permite a los otros disponer de la capacidad para hacer lo que antes sólo tú podías hacer – que es lo que realmente necesita tu equipo.

3. Crear sistemas de seguimiento simples – y confiar en ellos

Cuando has delegado o diferido temas de los que tú tienes la responsabilidad de los resultados, contar con sistemas de seguimiento juega un papel fundamental en tu capacidad para estar segura/o de que el trabajo se haga bien.
Para asegurarte de que esto sucede, tienes que tener dos elementos en cuenta:
1) un seguimiento consistente para saber cuáles son las actividades pendientes de tus proyectos actuales.
2) una rutina consistente para su verificación.
Un seguimiento consistente podría ser tan simple como un documento de Word o Excel en Google Drive, o una lista de tareas en Outlook para cada miembro de tu equipo. Para un mayor nivel de sofisticación, puedes usar un sistema de gestión de tareas como Asana. En cuanto al momento de comprobar estas tareas, puedes hacerlo durante el tiempo de planificación semanal en el que revises el estado de todos los proyectos; en una reunión periódica con la persona responsable; o en el momento adecuado antes de la fecha de entrega. Para que puedas confiar en el sistema, asegúrate de que todas las tareas delegadas están en el documento de Word o Excel dentro de Google Drive, o en la lista de tareas de Outlook que estés utilizando para su seguimiento, y que las fechas para hacer el seguimiento están en tu agenda.

4. Resistir tomando de nuevo el control

Una vez que empiezas a dejar de lado el control, inevitablemente, habrá un momento en el que algo no se hará de la manera que tú prefieres. Tu reacción instintiva te llevará a culparte por soltar – «¿Por qué tuve que dejar que nadie más haga esto?» – que normalmente se manifiesta en la superficie como ira o frustración con los demás. Pero en vez de poner inmediatamente la tarea de nuevo en tu agenda, transforma esta situación en una oportunidad para el aprendizaje. En primer lugar, evalúa si se puede hacer algo diferente en el futuro. En segundo lugar, ayuda a quien hizo el trabajo a entender lo que necesita saber para completar el trabajo con éxito la próxima vez. A menudo, no sabrás lo que salió mal hasta que realmente profundices. Por último, recuerda que debes concentrarte en tu propio trabajo de mayor valor, en lugar de dejar que el miedo a soltar evite que hagas la mayor contribución a tu organización.

Para dejar de hacer y controlar todo personalmente en el trabajo, debes evaluar cuales son las tareas que sólo puedes hacer tú; diferir y delegar el resto de tareas a tu equipo, crear sistemas de seguimiento simples y tomar de nuevo el control.

“Cuando las peticiones son razonables, justas, sencillas, claras y consecuentes, existe una satisfacción recíproca entre el líder y el equipo” Sun Tzu
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Marta Morón – www.mujerlider.es

¿A veces te falta motivación? Automotivación en 3 minutos

A todas/os nos a pasado en algún momento sentir falta de motivación para continuar con una idea o proyecto, es humano. Pero que sea común no lo convierte en conveniente: nos hace sentir mal, baja nuestra autoestima y nos lleva a perder estupendas oportunidades de éxito. Aprender cómo recuperar la automotivación es fundamental para vencer nuestro miedo y dejar de procrastinar llevando a cabo las tareas propuestas, favoreciendo así nuestro desarrollo personal y profesional.

Motivación personal

¿Te suena ‘procrastinar’? Ya te he hablado de la palabra procrastinar en otros artículos, se trata de un término que viene del latin y que los norteamericanos han puesto de moda. Se utiliza para esas ocasiones en las que postergamos las cosas que nos hemos propuesto hacer, aparentemente sin motivo, aunque en realidad siempre hay un motivo que nos lleva a la pereza o a la dejadez: la falta de motivación.

En realidad se trata de distintas formas de miedo inconsciente a no saber por donde empezar, a no saber hacerlo, a no hacerlo bien… Cuando la motivación no es suficientemente fuerte no somos capaces de vencer ese miedo, que por otra parte es normal, todos los seres humanos tenemos miedo. Se trata de vencerlo, no podemos evitar que exista.

Motivación profesional

En nuestra vida laboral también tendemos a procrastinar por los mismos motivos que acabo de mencionar. La diferencia está en cómo nos afecta el hecho de procrastinar. Mientras en la vida personal nos lleva a regañarnos y sentirnos mal con nosotras/os mismas/os, y esto nos lleva a la baja autoestima, en la vida laboral puede llevarnos a perder el trabajo.

Cuando te enfrentes a tus tareas nuevas mantén la mente fría y tranquila, pregúntate qué te hace falta tanto de medios como de mentalidad para poder comenzar con tus nuevas tareas. Cuando las tareas no sean nuevas hazte consciente de la necesidad de llevarla a cabo, párate a pensar el motivo por el que tienes que hacerlo, el momento en que tiene que estar terminado, la importancia de que esté hecho.

Automotivación

Comenzar algo nuevo no es fácil, supone salir de nuestra famosa ‘zona de confort’. Como la mente es controladora y miedosa siempre va a poner trabas a los cambios. Está en nuestra mano calmar nuestra mente y poner manos a la obra, no dejarnos controlar por nuestro miedo para poder llegar a nuestros objetivos.

Puedes llegar a tener la automotivación suficiente para lograr hacer lo que te habías propuesto en tan sólo 3 minutos. Para ello tómate un único minuto en cada paso:
1.- Conecta con «tu gran porqué»: ¿Qué te llevó a querer hacerlo? ¿Qué te mueve?
2.- Deshazte de tu miedo: ¿Qué te está impidiendo hacerlo? ¿Qué te frena?
3.- Pon manos a la obra: ¿Cual es el primer paso que necesitas dar para hacerlo?

La motivación es el gran motor que nos lleva a cumplir nuestras tareas venciendo el miedo, pereza o desorganización que nos llevan a procrastinar. La automotivación es la vía para cumplir aquello que nos hemos propuesto, evitando sentirnos mal con nosotras/os mismas/os y haciendo que suba nuestra autoestima.

“La motivación nos impulsa a comenzar y el hábito nos permite continuar”
Jim Ryum

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Sobre Marta Morón, Directora de MujerLider:

Marta Morón es Coach y Mentora de mujeres Directivas, Managers, Emprendedoras, Freelancers y con responsabilidades profesionales. Hace más de diez años decidió dar un giro a su carrera de empresariales, basada en experiencias de Manager y Financial Controller en multinacionales como McKinsey y Linklaters, para ayudar a otras mujeres a organizar su Plan de Carrera o Emprender, y a transformar sus vidas.

Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo

La empresa actual nos demanda que seamos “multitarea”, sin embargo esto acaba convirtiéndose en una interminable cadena de interrupciones que nos lleva a una gran pérdida de tiempo con el consiguiente estrés y pérdida de eficiencia. Podremos mejorar esto con mayor eficiencia en la organización del trabajo, organizando la documentación mediante carpetas.

¿Sabías que menos del 2% de la población es capaz de hacer varias tareas a la vez? Si perteneces a ese grupo ¡felicidades! Si por el contrario perteneces al numeroso grupo del 98% que no lo es, aquí van algunas ideas para ser más eficiente.

Sigue siempre la regla de “una sola cosa a la vez”

Claro que las prioridades pueden cambiar en cualquier momento, ahí es donde entra tu flexibilidad, esa “sola cosa” tiene que cambiar. Recoge la documentación que tenías sobre la mesa, métela en una subcarpeta, las hay de diferentes colores para distinguirlas, rotúlala con un post-it y déjala en una esquina de tu mesa.

Saca la documentación de la nueva tarea que ahora es más urgente y ponte con ella “a piñón”. Claro que si estás trabajando con documentos de Windows o Mac, harás lo mismo: crear una carpeta para el tema con el que estabas, archivar en ella los documentos, apuntar en el bloc de notas o documento de Word las páginas Web con las que estabas trabajando y salvarlo dentro de la carpeta, y crear nuevas para las siguientes tareas. Esto te ayudará en tu organización del trabajo.

La eficiencia está basada en la flexibilidad con la que cambias de tema

Y no en que tengas 7 temas sobre la mesa con el consiguiente revoltijo de documentación. Claro que tendrás que ir combinando los temas para que ninguno se quede sin empezar, pero la eficiencia real está en saber priorizar.

Para priorizar con eficiencia, hay tres cosas que debes tener en cuenta:
1. Qué tareas son más importantes
2. Qué tareas son más urgentes
3. Qué tareas hay con más probabilidades de que te pidan que reportes, ya sea el cliente o tu propia empresa

Organiza el trabajo a diario dedicando 10 minutos al finalizar tu jornada

Así podrás dejar bien archivadas las tareas en carpetas, y decidido por donde empezar al día siguiente. Dedica otros 5 minutos al comenzar la nueva jornada para tener también en cuenta las nuevas tareas que surjan a primera hora.

Ganarás MUCHO tiempo cada día al no desperdiciarlo en tratar de “encontrarte” entre tu maraña de papeles, pestañas abiertas de páginas Web y prioridades confusas por no usar carpetas.

Te recomiendo seguir estos consejos sobre tu documentación; son los que yo aplico para eliminar el desorden físico y mental, y para conseguir mayor eficiencia en la organización del trabajo, con los que he conseguido tener mejores resultados. Y no olvides utilizar carpetas y subcarpetas para organizar bien tus tareas.

“El éxito es un estado de la mente. Si quieres éxito, comienza pensando en ti mismo como alguien exitoso.” Joyce Brothers

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Sobre la autora:

Marta Morón es Coach y Mentora de mujeres Directivas, Managers, Emprendedoras, Freelancers y con responsabilidades profesionales. Hace más de diez años decidió dar un giro a su carrera de empresariales, basada en experiencias de Manager y Financial Controller en multinacionales como McKinsey y Linklaters, para ayudar a otras mujeres a organizar su Plan de Carrera o Emprender, y a transformar sus vidas.

Desde entonces, Marta ha ampliado su formación estudiando Coaching con PNL en el Instituto de Potencial Humano, acreditado por la ICF-International Coaching Federation, así como en otros centros pioneros del coaching y el desarrollo personal. También es dos veces emprendedora. Actualmente, además de tener su consultoría “MujerLider – Coaching para Mujeres con Responsabilidades Profesionales” y su portal http://www.mujerlider.es, también es profesora de Desarrollo Personal y Profesional, Miembro Honorífico de Worldwide Branding Who is Who, y colabora con diferentes ONGs. Con su formación y conocimiento laboral, ha ayudado a numerosas mujeres a orientar su vida hacia los retos personales y profesionales que desean conseguir.

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